DMS inPoint

inPoint ist ein Dokumentenmanagement-System, das von H&S InformationsManagement GmbH hergestellt wird, siehe auch https://hs-soft.com/digitale-ablage.

Das DMS stellt Daten per Rest-Schnittstelle zur Verfügung, die von IQ4docs ausgelesen und in Variablen gespeichert an beliebiger Stelle im Workflow nutzbar werden. Innerhalb eines Workflows ist es denkbar auch mehrmals Daten zu lesen und zu schreiben. Auch Auswahlen durch einen Anwender oder weitere DMS-Abfragen aufgrund einer Auswahl des Anwenders sind möglich.

Mit inPoint ist es möglich Dateien abzulegen

  • in den Posteingang

  • zu einem gewünschten Endpunkt

Für die Nutzung von DMS-Modulen ist die Lizenzoption DMS-Anbindung erforderlich, siehe auch Lizenzierung . Es ist möglich, dass vom Hersteller des DMS weitere Lizenzoptionen erforderlich sind.

Der nachstehende Beispielworkflow fragt in einem Interview die Firmenkunden ab und speichert die Bilddatei sowie die Metadaten zum gewählten Firmenkunden.

Nachstehend die Vorgehensweise zur Einrichtung des Beispiel-Workflows mit Dateiablage im DMS: 

Legen Sie zunächst eine API-Verbindung vom Typ inPoint an, siehe API Verbindungen.

Bei den Einstellungen der API ist eine enge Zusammenarbeit mit einem Betreuer des DMS unbedingt erforderlich, folgende Beispieldaten wären möglich:

  • Typ: inPoint
  • Name: inPoint-API
  • Basis URL: https://msegmbh.inPoint/
  • Authentifizierung: API Key (muss vom inPoint-Betreiber zur Verfügung gestellt werden).

Legen Sie einen Dokumenten oder Scanworkflow an (es ist auch möglich einen Scanworkflow nur zum Scannen der Vorlage zu verwenden und dann an einen Dokumentenworkflow zu übergeben, siehe Modul Dokumentenworkflow starten).

Die Daten, die an das DMS übergeben werden, sollten möglichst automatisiert aus dem Dokument gelesen werden. Die Möglichkeit, eine Zone mittels eines regulären Ausdruckes gezielt nach Inhalten zu durchsuchen (z.B. den Rechnungsbetrag), ist dabei ein leistungsstarkes Feature, siehe "Zoneninhalt filtern" im Modul Zonen OCR, Barcode, QRCode.

Für die Archivierung in einem DMS wird häufig das Dateiformat PDF verwendet. Besonders die Auswahl des gewünschten PDF-Archivierungsformates (z.B. PDF/A-2b) ist hier besonders wichtig, siehe Modul Dokument-Verarbeitung.

Im Beispielworkflow sollen Dateien zu einem Firmenkunden abgelegt werden. Die Firmenkunden werden in einem Interview gelesen und in einer Liste zur Ansicht gebracht. Dies passiert über die API-Verbindung, die für inPoint angelegt wurde. Diese Verbindung muss im REST-Modul (Modul Interview Auswahl (REST) oder Modul REST Abfrage) angegeben werden.

Danach kann eine Ressource abgefragt werden. Hier können zu feststehenden Werten auch beliebige Variablen verwendet werden, siehe auch Variablen.

Beispiele:

  • cust/props/company_name

Zum Schreiben der Daten zu inPoint wird das Zielmodul inPoint verwendet, siehe Modul Ziel inPoint.